Знаки отличия Всероссийского физкультурно-спортивного комплекса «Готов к труду и обороне» (ГТО) присваивают по результатам выполнения нормативов испытаний в соответствующей ступени, внесённых в электронную базу данных ГТО и отражающихся в личном кабинете участника согласно УИН номеру, предоставленному на тестировании.

Расчет уровня знака ведется системой ГТО по «нижней планке», т.е. по результату соответствующему знаку наименьшего достоинства. Если хотя бы один норматив выполнен на бронзовый уровень, знак отличия присваивают «бронзовый», даже если остальные нормативы соответствуют «золоту». Повторное присвоение в соответствующей ступени знака отличия одного достоинства или ниже уровня ранее присвоенного не осуществляется.

Для всех возрастных ступеней единый отчётный период — с 1 января по 31 декабря. Решения о награждении оформляются ежеквартально. Центр тестирования на региональном уровне готовит список участников.

Золотой знак отличия присваивают приказом Министерства спорта РФ. В него включаются участники, которые по истечению квартала выполнили требуемое количество испытаний для присвоения золотого знака.
Серебряный и бронзовый знаки отличия - распорядительным актом органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области физической культуры и спорта. т.е. министерством спорта Калужской области. Получить знак можно или по окончанию отчетного периода т.е. 4 квартала, или оформив в личном кабинете заявление на досрочное завершение периода. Уведомление о такой возможности отобразиться вашем личном кабинете при наступлении соответствующих условий.

Сроки оформления приказов — до 30 дней после окончания квартала. Информация об их подписании отобразится в вашем личном кабинет ГТО в виде номера удостоверения, даты и номера приказа о награждении в разделе «Мои знаки».
Затем начинается процедура оформления документов на изготовление знаков и удостоверений к ним, а также последующая передача в регионы для индивидуализации и вручения участникам. Весь процесс занимает от 3 месяцев.

Знаки хранятся в центре тестирования, где было пройдено последнее испытание. О готовности знака уведомляют сотрудники центра или участник может обратиться самостоятельно.